Dla firm usługowych
Gdy produktem jest człowiek zjawiający się o dziesiątej
Montażyści, instalatorzy, gabinety, studia, warsztaty, trenerzy — każdy, czyja sprzedaż kończy się busem, fotelem albo salą. Dla Was rezerwacja nie jest krokiem po transakcji: rezerwacja jest transakcją, a cała reszta to administracja wokół niej.
Firmy usługowe działają pod szczególną presją: zapytanie przychodzi o niewygodnej porze, odpowiedź musi być na tyle szybka, żeby wyprzedzić dwóch konkurentów, a gdy już się umówi, praca jest fizycznym zdarzeniem, którego nie przesunie żadna zmiana statusu.
Dlatego oprogramowanie psuje się zwykle w tym samym miejscu. Widżet czatu odpowiedział o 23:41; kalendarz wie o sobocie; link do płatności leży w czyichś elementach wysłanych; faktura powstaje w poniedziałek ze zdjęcia notesu. Cztery systemy, jeden klient i dokładnie żaden sposób, żeby odpowiedzieć na pytanie „czy sobota jest potwierdzona?” bez pytania człowieka.
- AKCzatMontujecie w weekendy?
- BOTAsystentW soboty tak — Marek potwierdzi termin rano.
- MWMarekSobota 10:00 jest wolna. Rezerwuję?
- MWNotatkaDzwonić dzwonkiem, nie pukać. Pies.
- ✓Zrobione, zapłacone, zafakturowane2 400 zł, karta, faktura wystawiona z rekordu.
Jeden rekordZero przepisań
Problem godziny 23:41
Większość zapytań w tej branży przychodzi poza godzinami pracy, z telefonu, od kogoś, kto właśnie na jednym posiedzeniu porównuje trzy firmy. Wygrywa często po prostu ten, kto odpisał pierwszy — co jest myślą przygnębiającą, dopóki nie zauważysz, że jest też całkowicie rozwiązywalna.
Zadaniem chatbota nie jest tu błyszczeć. Zadaniem jest ustalić o 23:41, że soboty istnieją, że ktoś potwierdzi rano i że ta osoba jest już realnym kontaktem z realnym opiekunem. To zwykle wystarcza, żeby przy śniadaniu wciąż być w grze.
Marek robi potem to, czego bot nie potrafi: patrzy w prawdziwy kalendarz i blokuje prawdziwy termin.
Cztery rzeczy wiszące na jednym rekordzie
- Termin
- Zablokowany przy kontakcie, więc wpis w kalendarzu wie, z której rozmowy pochodzi — a rozmowa wie, że wpis istnieje. Odwołania lądują w wątku, obok wyjaśnienia klienta.
- Przypomnienie
- Wysyłane wieczór wcześniej, automatycznie, i widoczne w wątku, żeby handlowiec widział, że poszło. Ta jedna linijka usuwa większość niedojazdów i wszystkie spory o to, czy przypomnienie wysłano.
- Płatność
- Obciążenie na koncie samego sprzedawcy, zapis wraca na kontakt. Osoba, która wykonała pracę, widzi, że zapłacono, bez pytania kogokolwiek w biurze.
- Faktura
- Wystawiona z rekordu, który ma już klienta, cenę i zakres. Dla polskich firm obejmuje to KSeF, konfigurowany per spółka, bo termin obowiązku zależy od spółki.
Notatka o psie nie jest żartem — a raczej jest żartem, który wciąż okazuje się prawdziwy. Każda firma usługowa stoi na takich szczegółach: kod do bramy, sąsiad z kluczem, klient, który nie odbiera przed dziesiątą. Oprogramowanie, które nie ma gdzie ich zapisać, to oprogramowanie, które Twój zespół po cichu obejdzie.
Tydzień pracy
Co się właściwie zmienia
Bus wie
Kto przyjeżdża, ma wątek w telefonie: co wyceniono, co obiecano, kod do bramy i to, że ostatnia wizyta poszła źle. Przyjechać poinformowanym to większość przyjechania dobrze.
Sobota jest do sprawdzenia
„Czy sobota jest potwierdzona?” ma jedno miejsce do zajrzenia i jedną odpowiedź. Bez dzwonienia do biura i bez godzenia dwóch kalendarzy różniących się o godzinę.
Poniedziałek jest krótszy
Bez odtwarzania tygodnia z paragonów i pamięci. Faktury powstały wraz z zamykaniem zleceń, z rekordów, które miały już wszystkie dane.
Od „czy pracujecie w soboty?” do zapłaconej faktury, na jednym rekordzie.
Jedenaście dni, cztery kanały, jedna klientka — i nikt nie wpisywał adresu więcej niż raz, a już najmniej ona sama.
„Czy sobota jest naprawdę potwierdzona?”
Jedno miejsce do sprawdzenia. Jedna odpowiedź.
Termin, przypomnienie, płatność i faktura wiszą przy tym samym kontakcie — więc ten, kto przyjedzie, wie już o kodzie do bramy i o psie.
Lejek, aż do faktury →