För tjänsteföretag
När produkten är en människa som kommer klockan tio
Montörer, installatörer, kliniker, studior, verkstäder, tränare – alla vars försäljning slutar med en skåpbil, en stol eller ett rum. För dig är bokningen inte ett steg efter affären – bokningen är affären, och allt annat är administration runt omkring.
Tjänsteföretag drivs av ett särskilt slags press: förfrågan kommer vid en olämplig tidpunkt, svaret måste vara snabbt nog att slå två konkurrenter, och när det väl är överenskommet är jobbet en fysisk händelse som inte kan flyttas fram med en statusuppdatering.
Därför går programvaran oftast sönder på samma ställe. Chattramen svarade 23:41; kalendern vet att det finns lördagar; betallänken ligger i någons skicka mapp; fakturan skrivs på måndagen utifrån ett fotografi av ett anteckningsblock. Fyra system, en kund, och precis ingen möjlighet att svara på "är lördagen faktiskt bekräftad?" utan att fråga en människa.
- AKChattMonterar ni på helgen?
- BOTAssistentPå lördagar, ja – Marek bekräftar en tid på förmiddagen.
- MWMarekLördag 10:00 är ledig. Ska jag reservera den?
- MWAnteckningRing på, knocka inte. Hund.
- ✓Klart, betalt, fakturerat2 400 zł, kort, faktura skapad ur posten.
En postNoll omtryck
Problemet 23:41
De flesta förfrågningar i den här branschen kommer utanför arbetstid, från en mobil, från någon som jämför tre företag i ett svep. Vinnaren är ofta helt enkelt den som svarade först – vilket är en nedslående tanke tills du inser att den också är helt lösningsbar.
Chattbotens uppgift här är inte att vara smart. Den ska fastställa, klockan 23:41, att lördagar finns, att någon bekräftar på förmiddagen, och att den här personen nu är en riktig kontakt som ägs av en riktig säljare. Det räcker oftast för att fortfarande vara med i leken vid frukost.
Sedan gör Marek det en bot inte kan: han tittar i en riktig kalender och reserverar en riktig tid.
De fyra saker som hänger på en post
- Tidsrutan
- Kopplas till kontakten, så att kalenderposten vet vilken konversation den kom från – och konversationen vet att det finns en kalenderpost. Avbokningar hamnar i tråden, bredvid kundens förklaring.
- Påminnelsen
- Skickas kvällen innan, automatiskt, och syns i tråden så att säljaren ser att den gick ut. Den här ena raden eliminerar de flesta no-shows och alla diskussioner om en påminnelse skickades eller inte.
- Betalningen
- Belastas säljarens eget konto och registreras tillbaka på kontakten. Personen som gjorde jobbet ser att det blivit betalt utan att behöva fråga någon på kontoret.
- Fakturan
- Skapas från posten som redan innehåller kunden, priset och vad som gjordes. För polska företag ingår KSeF, konfigurerat per företag eftersom skyldighetsdatumet beror på företaget.
Noteringen om hunden är inget skämt, eller snarare är det ett skämt som fortsätter vara sant. Varje serviceverksamhet lever på sådana detaljer: grindkoden, grannen som har nyckeln, kunden som inte kan ta samtal före tio. Mjukvara som inte har någonstans att lägga de detaljerna är mjukvara som ditt team tyst kommer att kringgå.
En arbetsvecka
Vad som faktiskt förändras
Bilen vet
Den som dyker upp har tråden i telefonen: vad som offererades, vad som lovades, grindkoden och att förra besöket gick dåligt. Att komma informerad är det mesta av att komma bra.
Lördagen går att få svar på
"Är lördagen bekräftad?" har en enda plats att titta på och ett enda svar. Inga samtal till kontoret, ingen koll av två kalendrar som skiljer sig en timme.
Måndagen blir kortare
Inget återkonstruerande av veckan utifrån kvitton och minne. Fakturorna skapades när jobben avslutades, från poster som redan hade detaljerna i sig.
Från "har ni öppet på lördagar?" till en betald faktura, på en och samma post.
Elva dagar, fyra kanaler, en kund, och ingen skrev in en adress mer än en gång – minst av allt kunden.
“Är lördagen på riktigt bekräftad?”
En plats att titta på. Ett svar.
Tidsrutan, påminnelsen, betalningen och fakturan hänger alla på samma kontakt – så den som dyker upp vet redan om grindkoden, och om hunden.
Pipelinen, till fakturan →